Con access sólo tuvimos tiempo de realizar dos trabajos: el primero era crear una base de datos para un empresa de camiones; y el segundo, un poco más laborioso, fue crear una base de datos para que lo manejara un bibliotecario musical.
Hemos aprendido a crear las tablas, relacionar tablas, crear formularios e informes y a crear macros:
Crear tablas:
Nada mas abrir microsoft access, sale un cuadradito con la opción "crear tabla en vista diseño" y ahí introducimos los datos que queremos que aparezcan en nuestra base de datos.
Podemos crear varias tablas, que luego relacionaremos. Por ejemplo, para nuestro primer trabajo (empresa de camiones) tuvimos que crear tres tablas; una con los datos de los trabajadores (nombre, apellido, fecha de nacimiento...); otra con los camiones de la empresa (marca, matricula, fecha de compra...); y otra con los viajes que se realizan (origen, destino, conductor, camion...).
Relacionar tablas:
Una vez creadas las tablas, debemos elegir en cada una de ellas una categoría que sea común en todas ellas para poder relacionarlas. Esto lo hacemos pinchando en cada tabla el campo que tienen en común y dando al icono que aparece en la barra de herramientas con una llave.
Después de esto, pinchamos en Relaciones, que se encuentra en la barra de herramientas y aparecerá un cuadrado con el nombre de todas las tablas; a un lado hay un botón que pone agregar al que pincharemos para cada tabla. Cuando ya tenemos todas las tablas agregadas, cerramos la ventana y aparece otra con cuadros que representan las tablas que hemos agregados y los campos que contienen cada una; en el campo que hemos elegido como el común en las tablas aparecerá una llave. Pincharemos en el campo con la llave de una tabla y lo arrastraremos hasta el campo en común de otra tabla, así hasta que tengamos todas relacionadas y nos quedará así:
Una vez realizado el proceso, comprobaremos que las tablas están bien relacionadas; eso lo veremos pinchando en las tablas y viendo que nos quedan así:
Informes y formularios:
Los informes y formularios se crean de la misma manera con el asistente. Para los formularios, pincharemos en crear formulario con el asistente y nos saldrá una ventana como esta:
Podemos ver que sale un enunciado que pone Tablas/Consultas; aquí será donde indicaremos para cual de las tablas queremos crear el formulario. Más abajo aparece Campos disponibles y salen todos los campos de la tabla elegido que tendremos que pasarlos al recuadro de Campos seleccionados pinchando en el icono con las dos flechas (>>).
Una vez realizado esto, le pinchamos a siguiente y nos aparecerá una opción para poner la distribución de los campos como nosotros queramos (en columnas, tabulado, en hoja de datos o justificado). Después de elegirlo, le damos a siguiente de nuevo y nos dan la opción de elegir el estilo que queramos (oficina, módulo, papel...). Cuando tengamos elegido todo eso, pinchamos en siguiente y nos pedirán que pongamos un título a nuestro formulario; le damos a finalizar y ya tenemos hecho el formulario de una de las tablas:
Para crear informes, seguiremos los mismos pasos y nos saldrá una ventana como la anterior para elegir la tabla y los campos con los que queramos crear el informe. Luego nos saldrá una ventana como esta:
Aquí nos permite establecer un orden de preferencia de los campos que tenga la tabla. Cuando tengamos eso, tenemos que elegir el estilo y la distribución y ponerle nombre al informe. Nos quedará un informe tal que así:
Crear macros:
Las macros son botones que nos llevan directamente al sitio que le hayamos asignado, ya sea un formulario, tabla... Por ejemplo, para crear una macro que nos lleve a un formulario, pinchamos en macros en la barra de herramientas y aparece una ventana como esta; en el icono de acción le daremos a abrir formulario:
Abajo pondremos el nombre del formulario que queramos que abra y ya aparecerá la macro creada.
Con este trabajo nos despedimos de las clases de informática y de nuestro blogg.
